Produtividade turbinada:
como potencializar suas atividades
com IA

Explore o universo das assistentes virtuais e da automação de tarefas, descubra como a inteligência artificial pode revolucionar a gestão de tempo e a produtividade pessoal.

Desbloqueando habilidades

Automatização e organização de rotinas
Gestão de tempo e produtividade
Integração de ferramentas de IA

Apresentação de ferramentas

Os assistentes virtuais, como conhecemos hoje, têm raízes em conceitos antigos. Em 1987, o vídeo “The Knowledge Navigator”, da Apple apresentou um mordomo virtual que integrava voz, texto e imagens para tarefas cotidianas. Esse protótipo destacou ideias de automação inteligente e comunicação fluida que permanecem atuais. Ele demonstra como o passado molda o futuro da tecnologia, impulsionando soluções inovadoras.

Pergunta reflexiva: Como o passado inspira o futuro da tecnologia?
Resposta: Resgatando ideias visionárias e transformando-as em realidades práticas.
Comentário final: As inovações de ontem moldam as soluções tecnológicas de hoje.

Os assistentes virtuais são grandes aliados no gerenciamento de compromissos e tarefas. Com apenas um comando de voz, você pode agendar reuniões, criar lembretes ou programar alarmes, sem precisar anotar nada manualmente. Confira, na história a seguir, as funcionalidades práticas que eles oferecem:

Após entender como a IA pode facilitar compromissos, é hora de explorar outra área em que ela brilha: a automação de e-mails. Com ferramentas inteligentes, é possível criar modelos prontos para respostas frequentes, agendar envios estratégicos e até acompanhar quem abriu suas mensagens.  Vamos descobrir como isso funciona?

favicon - logo da orango
Orango
Por que ferramentas de e-mail são as aliadas perfeitas para sua produtividade?
Além dos assistentes virtuais e ferramentas, como a automação de e-mails tem revolucionado a forma como nos comunicamos?
Ferramentas como: Gmail. Outlook. Thunderbird. São muito mais do que apenas um local para você receber seus e-mails, elas possuem recursos que podem ampliar muito nossa produtividade com automações e integrações com IA.
Dê uma olhada nas principais automações que podem ser feitas com e-mails: Agendamento de e-mails: programar envios de e-mails para horários específicos, ideal para comunicação em fusos horários diferentes. Respostas automáticas a e-mails: configurar respostas automáticas para e-mails recebidos fora do horário de trabalho ou em ocasiões específicas. Organização automática de mensagens: filtrar, classificar e arquivar e-mails automaticamente com base em palavras-chave ou remetente.
Modelos e templates automáticos: criar e utilizar templates de e-mails para respostas rápidas e padronizadas. Criação de listas de distribuição automatizadas: manter listas de contatos atualizadas automaticamente, com base em interações ou critérios predefinidos.
Está na hora de colocar a automação de e-mails em prática. Teste, experimente e descubra como essas ferramentas podem transformar sua rotina no trabalho. A comunicação nunca foi tão estratégica e eficiente. Faça dela sua aliada!

A seguir, você vai descobrir dicas práticas e descomplicadas para simplificar tarefas, aumentar sua produtividade e até equilibrar melhor seu dia a dia. Está pronto para revolucionar sua rotina?
Vamos nessa!

favicon - logo da orango
Orango
Slide 1: Capa 📲 Automatize e organize: transforme sua rotina! 💡 Dicas práticas para usar assistentes virtuais e automações no dia a dia.
Slide 2: Comece com comandos simples 🗂️ Dica 1: use comandos claros e diretos. ✅ Exemplo: "Enviar relatório semanal" ou "Marcar reunião às 15h". ⚠️ Evite tarefas muito complexas de uma só vez. Divida em etapas!
Slide 3: Cuide da privacidade dos seus dados 🔒 Dica 2: ative a autenticação multifatorial. 🚫 Não compartilhe informações sensíveis desnecessárias. 💡 Priorize ferramentas confiáveis e revise suas configurações de segurança.
Slide 4: Automatize e-mails e fluxos de trabalho 📧 Dica 3: economize tempo com automações! Crie modelos para respostas rápidas, como FAQs. Programe respostas automáticas fora do expediente. 📊 Monitore taxas de abertura para melhorar suas mensagens.
Slide 5: Personalize para ser mais eficiente 🎯 Dica 4: identifique situações em que você sempre envia o mesmo tipo de mensagem (como lembretes ou follow-ups). ✍️ Crie um modelo base que pode ser ajustado rapidamente!
Slide 6: Integre assistentes virtuais na sua rotina 🤖 Dica 5: use assistentes para: ✅ Programar lembretes importantes. ✅ Configurar notificações para compromissos ou tarefas diárias. ✨ Resultado: menos tempo perdido revisando sua agenda!
Slide 7: Produtividade pessoal simplificada ⏰ Dica Extra: identifique três tarefas repetitivas que consomem seu tempo e automatize ao menos uma hoje. 🗓️ Planeje sua semana com um assistente virtual e priorize o que mais importa.
Slide 8: Equilíbrio entre produtividade e bem-estar 🌿 Use automações e assistentes para: ☕ Lembrar de fazer pausas. 💡 Priorizar o que realmente importa. ✨ Trabalhe de forma mais leve e equilibrada!

IA na gestão de tempo e mais produtividade pessoal

Começar com automações simples, como agendar reuniões, configurar lembretes e utilizar respostas automáticas, é uma maneira eficaz de incorporar o uso de tecnologia para simplificar sua rotina. Imagine, por exemplo, que você tem reuniões recorrentes com diferentes equipes e clientes.

©freepick.

Agendamento de reuniões simplificado

Ferramentas úteis:

YouCanBookMe, Calendly e Microsoft Bookings.

Escolha uma e configure sua disponibilidade.

‍Como funciona:

  • Insira horários livres.
  • Envie o link para os participantes.
  • Sincronize com sua agenda para evitar conflitos.
©freepick.

Lembretes automáticos que funcionam

Criação prática de lembretes:

  1. Use comandos de voz ou texto: “lembre-me de revisar a apresentação às 16h.”
  2. Ative notificações: certifique-se de que os alertas estão habilitados no dispositivo.
  3. Notifique participantes: configure lembretes automáticos para reuniões com antecedência personalizada (minutos ou dias).
Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante -
Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante -

Evite excessos!
Configure lembretes apenas para compromissos prioritários para não sobrecarregar você ou seus colegas.

O próximo passo é começar a utilizar ferramentas de gestão, como Trello, Monday e Todoist. Essas plataformas digitais foram criadas para organizar suas tarefas, projetos e ideias. Embora amplamente usadas em equipes e ambientes de trabalho, elas são incríveis para quem quer melhorar a produtividade pessoal e gerenciar melhor o tempo no dia a dia.

01
Centralize sua vida em uma única plataforma
  • Escolha uma ferramenta de gestão de tarefas ou projetos.
  • Crie categorias principais como “Casa”, “Trabalho”, “Saúde” ou “Metas Pessoais”.
  • Adicione tarefas, compromissos e projetos em cada categoria.
02
Acompanhe seus hábitos e metas
  • Liste tarefas, hábitos e metas pessoais que deseja monitorar, como “Ler 20 minutos por dia” ou “Fazer exercícios 3x por semana”.
  • Configure lembretes diários ou semanais para revisar seu progresso.
  • Use quadros ou listas para visualizar o que já foi realizado.
03
Automatize tarefas repetitivas
  • Identifique atividades que se repetem regularmente, como pagar contas ou revisar suas metas.
  • Configure lembretes automáticos no seu aplicativo de calendário ou ferramenta de gestão.
  • Programe notificações para garantir que você não perca prazos importantes.
04
Personalize de acordo com suas necessidades
  • Adapte sua organização ao seu estilo de vida.
  • Crie listas ou quadros específicos para hobbies, como “Receitas favoritas” ou “Filmes para assistir”.
  • Organize projetos maiores, como viagens ou planejamento financeiro, de forma visual e prática.
05
Elimine distrações e foque no essencial
  • Separe notificações de trabalho e pessoais para evitar sobrecarga de informações.
  • Reserve 15 minutos ao final do dia para revisar e ajustar suas prioridades.
  • Com sua vida organizada, dedique mais tempo ao que realmente importa para você!

E se estamos falando de gerir melhor o nosso tempo, não podemos esquecer dos arquivos desorganizados, eles são inimigos da produtividade, mas com as ferramentas e práticas certas, você pode automatizar tudo e transformar sua rotina digital. Agora, veja as melhores dicas para organizar seus documentos, economizar tempo e alcançar uma eficiência incrível.
Vamos lá!

favicon - logo da orango
Orango
Slide 1 🗂 Bye, bagunça! automatize seus arquivos e ganhe tempo! Descubra como a automação pode facilitar seu dia a dia e manter tudo em ordem.
🔧 1. Configure o armazenamento automático Use ferramentas como: Google Drive. Dropbox. OneDrive. SharePoint. Programe pastas para receber e organizar documentos automaticamente.
📋 Como fazer? 1️⃣ Crie pastas com categorias (ex.: projetos, clientes ou equipes). 2️⃣ Ative a sincronização automática com seus dispositivos. 3️⃣ Mantenha os arquivos acessíveis e seguros!
Slide 4 ⚙️ 2. Automatize o fluxo de arquivos 📂 Exemplo: no Google Drive, ative pastas inteligentes: Configure filtros para organizar arquivos por tipo ou remetente. Use a integração com Gmail para salvar anexos diretamente nas pastas certas.
Slide 5 📌 3. Nomeie e revise seus arquivos Dê nomes claros e padronizados às pastas. Faça uma revisão mensal para excluir ou arquivar documentos desnecessários.
Slide 6 🎯 Benefícios na prática ✔️ Agilidade: documentos sempre à mão. ✔️ Segurança: proteção contra perdas de dados. ✔️ Colaboração: equipe alinhada e sem confusões.
Slide 7 📚 Organize seus arquivos 💻 Atividade prática: 1️⃣ Crie uma pasta chamada "Organização 2025" na sua ferramenta preferida (Drive, Dropbox etc.). 2️⃣ Divida a pasta em subpastas para projetos, clientes e equipe. 3️⃣ Salve ou mova pelo menos 5 arquivos para as pastas corretas. 4️⃣ Ative a sincronização automática e explore as configurações de filtros.

Integração de IA com plataformas de  produtividade

A integração de IA (Inteligência Artificial) consiste em usar algoritmos e ferramentas inteligentes para automatizar tarefas, fornecer insights e melhorar a nossa experiência em plataformas digitais. Isso permite que sistemas de gestão, comunicação e produtividade trabalhem de forma mais eficiente e conectada.

print-screen de uma anotação do aplicativo notion.
©notion.

Funcionalidades nativas

Muitas plataformas de gestão já possuem IA integrada diretamente no sistema.

Como funciona: a IA é embutida na própria ferramenta, oferecendo recursos como automação de tarefas, geração de insights ou análise de dados.

Exemplos:

  • Notion AI: para criar textos, tarefas e resumos automaticamente.
  • ClickUp AI: para gerar prioridades e prever atrasos.
  • ‍Asana e Monday.com: com automações e sugestões baseadas em IA.
print-screen da tela inicial do chat gpt.
©openai.

Integrações por APIs

APIs (Application Programming Interfaces) permitem conectar diferentes ferramentas para trocar dados de forma automatizada.

Como funciona: você usa a API de uma ferramenta de IA (como ChatGPT ou Google AI) para integrar com a plataforma de gestão.

Exemplos:

  • Usar a API do ChatGPT para gerar descrições de tarefas em plataformas como Trello.
  • Conectar Google AI para analisar dados ou criar relatórios automáticos.
print-screen da tela de receitas do make.
©make.

Automação com ferramentas de integração

Ferramentas como Zapier, Make ou IFTTT conectam plataformas diferentes, mesmo que não tenham integração direta.

Como funciona: você cria fluxos de trabalho (zaps ou cenários) que transferem informações automaticamente entre ferramentas.

Exemplos:

  • Criar um zap que adiciona tarefas no Trello quando você recebe um e-mail importante.
  • Configurar um fluxo no Make para que tarefas vencidas enviem notificações para o Slack.

Agora que você já sabe como automatizar sua rotina, é hora de explorar ideias criativas para colocar as integrações em prática! As possibilidades são praticamente infinitas. Confira algumas combinações que podem transformar sua rotina e te inspirar a criar seus próprios fluxos inteligentes!

favicon - logo da orango
Orango
Slide 1 Combinações poderosas para aumentar a produtividade Descubra cinco combinações de integrações incríveis para melhorar sua produtividade e simplificar sua vida!
Slide 2 📧 1. Organize sua caixa de entrada Gatilho: receber um e-mail marcado como "Importante" no Gmail. Ação: criar uma tarefa no Trello com o assunto e link do e-mail.
Slide 3 🗓️ 2. Gerencie compromissos automaticamente Gatilho: adicionar um evento no Google Calendar. Ação: enviar um lembrete no WhatsApp 1h antes do evento.
Slide 4 🛒 3. Liste suas compras automaticamente Gatilho: adicionar um item à nota do Google Keep. Ação: enviar a lista atualizada para seu WhatsApp.
Slide 5 💸 4. Registre seus gastos Gatilho: receber um e-mail de confirmação de compra. Ação: adicionar o valor automaticamente a uma planilha de gastos.
Slide 6 👨‍👩‍👧‍👦 5. Envie lembretes automáticos para a família Gatilho: evento "Dia de pagar contas" no Google Calendar. Ação: enviar mensagem no grupo da família no WhatsApp.
Slide 7 🚀 Qual automação você vai criar hoje? Transforme sua rotina com essas integrações! Escolha uma dessas combinações e experimente agora!

Revise regularmente o fluxo de integrações para evitar problemas, como informações redundantes ou falhas nas automações.

Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante -
Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante - Dica importante -

Automação entre Trello e Slack melhora a organização e a produtividade. No entanto, excesso de notificações pode causar distrações ou sensação de urgência. Equilibrar controle, criatividade e bem-estar é essencial para aproveitar ao máximo essas ferramentas.

Pergunta reflexiva: a automação melhora produtividade ou prejudica a criatividade e a saúde?
Resposta: pode melhorar a produtividade, mas precisa de equilíbrio adequado.
Comentário final: automação deve ser usada com equilíbrio e propósito claro.

Estamos quase no final do nosso curso, mas antes de encerrar, veja esta lista incrível com as melhores ferramentas para cada situação!
Essas plataformas vão ajudar a aplicar tudo o que aprendemos de forma prática e eficiente.
Seja para agendar reuniões, organizar documentos ou gerenciar projetos, aqui estão as ferramentas essenciais que vão levar sua produtividade a outro nível. Salve essa lista e aproveite!

favicon - logo da orango
Orango
Agendamento automático de reuniões com escolha de horário. Calendly, YouCanBookMe, Microsoft Bookings.
Gestão de tempo e otimização da produtividade. RescueTime, Trello, Monday, Notion.
Lembretes automáticos de reuniões e compromissos. Google Calendar, Outlook.
Criação de lembretes com comandos de voz. Siri, Google Assistant, Alexa, Microsoft Teams Premium.
Respostas automáticas fora do escritório. Outlook, Gmail, ferramentas de e-mail em geral.
Mensagens automáticas para clientes. Pipefy, RD Station, Zendesk.
Organização automática de documentos em pastas específicas. Google Drive, Dropbox, OneDrive.
Notificações automáticas de deadlines e prazos. Trello, Asana, Monday.
Integração e automação. Zapier, Make, IFTTT.
Notificações automáticas do status de projetos em canais de equipe . Slack, Microsoft Teams.
Monitoramento de menções e agendamento de postagens em redes sociais. Hootsuite, Buffer.
Atividade

Organize sua
rotina com ferramentas e IA

Parabéns por chegar até aqui! Agora que exploramos as melhores ferramentas e estratégias para turbinar sua produtividade, é hora de transformar conhecimento em ação. Automatizar tarefas é só o começo de uma rotina mais eficiente e focada no que realmente importa. Vamos dar o próximo passo juntos?

01
Configure uma ferramenta de gestão

Escolha uma plataforma digital para centralizar suas tarefas e projetos, como Notion, Trello ou ClickUp.

  • Crie um espaço chamado "Minha Rotina" ou "Organização Diária".
  • Adicione categorias como Trabalho, Pessoal e Metas.
02
Integre com aplicativos de comunicação

Conecte sua ferramenta de gestão ao Slack, Teams ou WhatsApp:

  • Configure notificações automáticas para enviar lembretes e atualizações aos aplicativos.
  • Exemplo: ative no Notion, o envio de notificações ao Slack para cada prazo ou evento.
03
Personalize e automatize lembretes
  • Use Zapier ou Make para criar integrações inteligentes.
  • Exemplo: quando você adicionar uma tarefa no Trello, receba um lembrete automático no WhatsApp ou e-mail.
  • Agende revisões semanais automáticas e programe alertas com resumos diários.
04
Teste e refine
  • Adicione pelo menos três tarefas reais na ferramenta escolhida.
  • Crie um lembrete integrado com um aplicativo de comunicação.
  • Revise o fluxo para garantir que está funcionando como esperado e ajuste conforme necessário.
©freepick.

Referências bibliográficas

DIGIH. Trello e Slack: a combinação perfeita para aumentar a produtividade.  2024. Disponível em https://digih.pt/trello-e-slack-a-combinacao-perfeita-para-aumentar-a-produtividade/. Acesso em: 12 nov. 2024.

PANORAMA MOBILE TIME/OPINION BOX. Mapa do Ecossistema Brasileiro de Bots. 2023. Disponível em: https://www.mobiletime.com.br/pesquisas/. Acesso em: 10 nov. de 2024.

SODRÉ, J. Chatbots não devem prejudicar a experiência do cliente. Diário do Comércio, 2024. Disponível em: https://diariodocomercio.com.br/negocios/chatbots-nao-devem-prejudicar-experiencia-cliente/. Acesso em: 12 nov. de 2024.

YOUCANBOOK.ME. Popular meeting times report. Disponível em: https://youcanbook.me/blog/popular-meeting-times-report. Acesso em: 6 dez. 2024.